いざ英語圏に留学や就職をしようとした際に、多くの英文書類の提出が要求されることは以前お話しした通りです。
本来は自分で作るものではない英文での証明書類制作であったとしても、なぜか留学・就職希望者本人の悩みの種の一つになります。その理由は、日本の多くの機関は英文の証明書の発行に慣れていないことが多く、場合によってはサインするからまずは「自分で雛形作ってきて」と言われてしまうこともしばしばあるからです。
当の私も、職場に在籍証明書を英文で作って欲しいということを申し出たところ、書式がないため自分で作ってくるように逆に依頼されるということがありました。
そこで今回は、経験をもとに留学を考えている皆さんが少しでも書類制作が楽になるよう、必ずと言っていいほど提出が義務付けられる在籍証明書の定型文を作ったので参考にしていただければと思います。
1. Certificate of Employment テンプレート
基本的には証明書ですので、最低限の情報が見やすくまとまっていれば十分です。下記を参考にしてください。
海外ではレターヘッド付きの用紙でないと「公式」とみなされませんので、もしそのような用紙が職場にない場合には代わりに印鑑（角型の公印等）を押印し、Official sealである旨明記する必要が有ります。
書式をワード等で制作後、最後に担当者の直筆サインをもらうことをお忘れなく！
あくまでサンプルですので、配置等は用紙に合わせて各自作ってください。
また、お手数ですが画像ファイルにしてコピペができないようにさせていただいています。
というのもどこからかダウンロードして勝手に使っていると、利用者様が上司などに疑われないためです。
お手数ですが、ワード等で各自で打ち直していただけますようお願いします。
2. シンプル イズ ザ ベスト
シンプル過ぎない？と思われた方、「証明書」はこの程度でも十分です。実際欧米でやりとりされている証明書を見たらもっとシンプルなものばかりですので安心してください。
基本的には必要最低限の情報をしっかり見やすく作ることが重要で、担当者が忙しい中目を通しているということを念頭に、余計なコメントや文章をつけることはむしろ失礼に当たります。
一目でわかるようなシンプルな文書作りを心がけましょう。
3. 誤字脱字は禁忌
提出書類全般に言えることですが、誤字脱字がないというのは最低条件です。間違いがあったりすると自分の出願が不利になるだけでなく、最終的には自分の勤めている職場の信用問題に関わってきてしまいますので、しっかりとチェックを行ってください。
基本的には、文書製作後はネイティブによる校正を受けることをおすすめします。本の細かいミスや表現の訂正等、ネイティブでないとわからないとこも色々あるためです。
留学を専門にしている業者は費用も高くなってきますのが、ある程度下書きがあるような場合には高額な費用をかけずとも安価にネイティブチェックを受けられます。
私が利用したことのあるのはこちらですが、即日〜１、２日の間に校正を完了してくれますのでおすすめできます。
363円からのネイティブチェックならアイディービジネス
非常に安くて少し心配になりましたが、全く問題ありませんでした。
4. 最後に
他にビジネスに関係した英文書類を製作をする必要があり、テンプレートをお探しの方はこちらの本が参考になります。
基本的にこの手の文章は本来は自分が作るものではないですし、直接評価につながるわけでもないの手の「証明書」の類に時間を掛けてはもったいないです。是非間違いのないサンプルを模範に使っていただき、時間の節約をしてください。
もし修正点や加筆したほうがいいようなものありましたら、アドバイスもお待ちしています。ちなみに私はこの書式通り製作した書類を複数回、複数宛に提出しましたが、全て問題なく受理されています。
その他、こういうテンプレートが欲しい！なんていうのもありましたらコメント等で連絡をいただければ公開いたしますので、是非ご遠慮なくリクエストをお願い致します。
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