大学院に行くぞ!海外留学時の出願書類作成で注意すべきこと

留学を目指してる方、準備は順調に進んでますか?

英語だけしか対策してないって方は要注意です。 もちろん、いざ留学をするんだ!と決意した場合まず英語(TOEFL、IELTS)対策をするというのは簡単にイメージができますし、まずはそこからスタートする人が多いんだと思います。

が、もう1つ同時に負担になってくるのが出願書類の準備。 これこそが本当に時間のかかる厄介者。 今日は自分自身が体験した出願書類準備で苦労した話を紹介します。

出願書類準備の勘所

1. 必要書類を調べる

留学の出願をする国や課程によっても出願書類というのは色々変わってきますが、その大学によっても随分と要求してくる書類の数が違います。

ですので、漠然と留学する!と決めて準備を始めるというよりは、最初から目的の大学や課程を多くても2、3個に絞ってまずは出願資格と必要書類をしっかりと把握しておくことが大事だと思います。

出願に際して自己推薦文やCV(Resume:履歴書)を出すのは当たり前で、その準備は皆さん念頭にあると思うんですが、それ以外にもなかなか手ごわいものが多くあります。

私の場合、スウェーデン留学で、かつ医療系大学院ということで、恐らくMBAやLLMを目指している人とは多少違いはあると思いますが、以下の書類の提出を求められました。

  • カバーレター(これは自主的)
  • 出願申し込み書(大学指定テンプレート)
  • Personal statement(自己推薦文)
  • CV(日本でいう履歴書)
  • Letter of recommendation(推薦状: 最低2通)
  • 職場の在籍期間証明書
  • 卒業証明書
  • 成績証明証
  • 専門である国家資格の免許証
  • 学費支払い者の支払い能力証明
  • ECEオーダーフォーム控え(卒業大学の学位と成績の国際認証機関による証明 *後述)
  • IELTSのスコアレポート
  • パスポートのコピー 
  • 過去のボランティアやインターン等を証明するもの
  • 所属学会等の会員証明 

もちろんすべて英文です。

ただこの記事で言いたいことは、「ちゃんと把握して事前準備しましょうね」なんてそんな当たり前のことじゃないんです。

2. 曲者な証明書発行

出願に際して多くの場合、卒業証明書、成績証明書、職場の在籍(期間)証明書等、場合によっては第3者から発行していただく書類も必要になってきます。そしてこれら必要書類がなんなのかは出願先の大学HP等で通常告知されているはずです。

ただ、必ずしも通年で公開されている限りませんし、場合によっては出願時期直前に通告が出ることもあります。

まさに私の場合は後者のパターンでした。 これも海外ならではって感じなんですが、出願申し込み書と共に「以下書類を同封せよ(11種類)」という半分以上寝耳に水の案内が急に出たんです。

どのくらい急だったかとというと

出願開始の告知&書類の案内: 2015年12月10日
出願締め切り: 2015年12月31日

たったの20日間。HP上では「11月から出願の申請受付を開始する」なんて書いてあったんですが、結局始まったのはズレにズレて12月中旬。たったの出願猶予20日です。日本じゃありえないんですが海外じゃこの程度は日常茶飯事。

どこからか「去年の案内とかに書いてなかったの?」という言葉が聞こえてきそうですが、そんな記録はありませんでした。

というより、プログラム案内のパンフレットにはCV、推薦状、自己推薦文、IELTSのスコアレポートの4つだけしか書かれていませんでした。いざ出願開始になり申請フォームにアクセスしたところで、必要な「11種類の書類」が判明したんです

多分そういうこともあるかなという予測と備えがなければ顔が真っ青になっていたのは間違いありませんし、場合によってはその年の出願を諦める必要もでてくるかもしれません。

なぜか。 理由は「ここは日本」ということです。 つまり日本語で証明書をお願いすればまぁどこも大体数日で作ってくれると思いますが、留学の場合英文での証明書の発行を依頼しなければなりません。

となると日数がかかります本当に。例えば私の卒業校の場合、大学に成績証明証の英文をお願いしたところ受け取るまでに10日かかりました。英語圏の人が証明書の発行を依頼するのとは訳が違います。

とにかく英文証明書の発行は時間がかかります。

理由は色々あります。 まず1つには「慣れていない」ということ。 書式等が大学や職場に最初からあればいいですが、イレギュラーな物だと書式がないので時間が掛かるor「文面自分で作ってきて」と言われることがあります(事実私も職場の在籍証明等の文面は人事課に頼まれて自分で作りました。

2つめに、英文書類はスタンプではなく直筆サインがいるということ。 大学からの書類では場合によっては学長や理事長の直筆サインが必要になってくるので、やはりこれも受け取りまでに時間がかかります。

そしてもう1つ厄介だったのが、国家資格等の公式文書の翻訳です。こちらは「自分で作ってこい」とはさすがにお役所も言いませんが、申請してから最低1ヶ月かかります。

私の場合は、出願に万全を期するために、かなり早い段階でこれを予想して発行元の厚生省に申請を出しており、提出後ちょうど40日で英文翻訳を受け取ることができました。つまり、事前に予測してこの発行を依頼してなければ、出願に間に合わず留学計画は失敗に終わっていた可能性もありました。

3. 出願アドバイス

最後になりますが、準備する証明書の類いは必ず余りが出るように多めに申請しましょう。

何があるかわかりません。しばしば申請書の発行依頼にお金がかかることがありますが、ケチっては全てが台無しに成る可能性があります。

そして、前述しましたが出願に際して卒業大学の国際認証というものを受ける必要が欧米大学・大学院出願には必要なことが多いようで、ここにも別途証明書を出す必要があるケースも想定しましょう。

ECE(Educational Credential Ecaliators,Inc.) というそうですが、私も最初は全く知りませんでした。

これは、第3国の高校や大学が、欧米基準の教育として認められるかの認証をする機関だそうです。私の場合スウェーデンの大学院留学ということで、ECEに卒業大学(日本)の卒業証明(英文)と成績証明(英文)の提出をしましたが、欧米で用いられている成績の様式に変換するとともに、卒業時に得た学位がそのまま欧米での学位と同等のものかを認証をしてくれるようです。

おそらく日本でまともに卒業していれば、「大学卒業レベルとは認めない」なんてことはないと思いますので、その点については心配いりません。

ちなみに日本の教育機関を卒業した場合の認証を得るために必要な書類は、ECEのHPに記載されている通りこちらになります。送料等いれて270ドルとなかなかの費用がかかります。

てなわけで出願大学以外にも書類を出す可能性がありますよという話でした。

まとめ

1. 書類は早く準備しよう

出願スタートの3ヶ月前までには第3者からもらう証明書等は一通り揃えておきましょう。直前に焦るのは本当に寿命をすり減らします。製作する人も急には作れないことが多いです。場合によっては証明書さえ自分で文面を作らないといけません。

2. 要求されてなくても可能性のあるものは準備しよう

専門職に関係した大学院等の場合の国家資格の翻訳等も突然要求される可能性が有ります。

3. 余分に書類をもらっておこう

出願大学+αの証明書等をもらっておきましょう。国際認証機関や別組織にも証明書を送る必要があるかもしれないので、なるべく予備は多めに。密封されている書類であれば1部開封して自分自身で中身を確認することも大切です。  

最後に

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いかがでしたか?

出願が近くなってくると色々と落ち着かなくなってきたり、他にやることがどんどん増えていきます。留学準備を成功に結びつける鍵は、早めの出願準備。

後で後悔しないように時間に余裕のあるうちに進めていくことをお勧めします。

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ABOUTこの記事をかいた人

Shun

1988年 横浜生まれ。アイルランド、スコットランドへ短期留学後、スウェーデン南部マルメ1年留学、さらにその後英国ロンドンに大学院生として留学。北欧やバルト3国の大部分の都市・街を周遊し北欧の文化や観光情報にも精通。 留学に必要なIELTS対策と北欧を中心としたヨーロッパ観光情報をブログにて紹介中。

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